Registro de Material Oriundo de Projeto de Pesquisa, Doação ou Cessão de Uso

O Registro patrimonial é o conjunto de operações que tem por objetivo incorporar material ao patrimonial desta UFMS e fixar no bem o seu registro de identificação (ficha patrimonial) quando este for permanente. Este procedimento deve ser realizado independentemente da origem do recurso, finalidade do projeto, cessão de uso ou doação, inclusive aquele adquirido por meio do apoio de Instituições de fomento à pesquisa.

Destacamos que nenhum material oriundo de terceiros (pessoa física, órgão, fundação, etc.) está autorizado a ser posto em operação/uso no âmbito desta Universidade sem o seu registro prévio, bem como, somente os materiais devidamente registrados poderão passar por procedimentos de manutenção, reparo ou substituição.

Para a realização do registro dos materiais se faz por necessário a seguinte relação de documentos:

• REQUISIÇÃO DE REGISTRO dos bens adquiridos com recursos de terceiros (disponível no Sistema Eletrônico de Informações – SEI como Registro Bens Adquiridos com Recursos de Terceiros);
• DOCUMENTO que caracterize a origem e finalidade da DOAÇÃO ou CESSÃO DE USO (Ex.: Termo de Depósito, Termo de Doação ou outro documento análogo);
• RELAÇÃO DE BENS com suas características/especificações detalhadas (marca, modelo, tamanho, cor ou outras características aplicáveis ao bem); e
• Cópia legível do DOCUMENTO FISCAL ou outro documento que caracterize valor (em moeda nacional), data de aquisição e proprietário. Em caso de importação direta apresentar a documentação referente a compra do bem (invoice) traduzida por tradutor oficial.

Procedimentos para realização do registro de material:

Inicie um novo processo SEI classificado com o Tipo de Processo “Patrimônio – Normas, Regulamentos, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de Caráter Geral” e encaminhe para a SECRETARIA DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO – SEPAT/DISERV/PROADI, contendo a relação de documentos supracitada.

A SEPAT/DISERV/PROADI analisará a documentação e, estando completa, procederá o registro nos sistemas de controle e comunicará o responsável da lotação indicada na REQUISIÇÃO DE REGISTRO. Caso haja alguma inconsistência na documentação, esta será devolvida à unidade com o indicativo de providências.

Para os casos em que envolva materiais permanentes:

Após o registro, a SEPAT/DISERV/PROADI enviará, via SEI, para a lotação o Termo de Responsabilidade o qual deverá ser assinado pelo seu responsável e devolvido a esta secretaria, pelo mesmo meio, para a sua homologação.

A ficha patrimonial deverá ser fixada no bem pela SEPAT/DISERV/PROADI, razão pela qual, a sua localização deve ser indicada pelo seu responsável no documento de REQUISIÇÃO DE REGISTRO. Para os casos de CESSÃO DE USO poderá ser adotado o uso de fichas patrimoniais autoadesivas ou de outro gênero de material que não comprometa a integridade dos bens de terceiros.

Conversão de CESSÃO DE USO para DOAÇÃO:

O registro de material permanente em CESSÃO DE USO não condiciona o bem a doação definitiva podendo esta vir a ser requerida a qualquer tempo por seu proprietário de direito, nos termos e condições previamente estabelecidos. Portanto, não há alteração da condição de CESSÃO DE USO para DOAÇÂO sem a prévia solicitação de seu interessado.

Para efetivação de uma eventual doação de um bem em CESSÃO DE USO, faz-se por necessário a abertura de processo específico destinado a esta finalidade e com o indicativo de que o bem já se encontra registrado na base de dados desta Universidade, com a referida indicação da ficha patrimonial e a apresentação dos documentos supracitados.