Divisão de Documentação Institucional

Serviços


SOBRE A DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO INSTITUCIONAL (DIDOC/CSV/PROADI):

     É a unidade responsável pela execução, orientação e acompanhamento dos serviços de protocolo, arquivo e a gestão documental da Universidade.

COMPETÊNCIAS:

  • Eelaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos na UFMS, obedecendo os critérios estabelecidos pelo Sistema Federal;
  • Gerir a documentação e a informação administrativa da UFMS, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos;
  • Orientar as unidades da UFMS na solução de suas problemáticas referentes à gestão documental, bem como ao cumprimento das normas e legislações;
  • Elaborar políticas/normas de padronização dos procedimentos gerais de Protocolo e Gestão da Informação;
  • Propor e executar projetos de qualidade do Protocolo Central e Setoriais e dos Sistemas de Gestão da Informação;
  • Propor e executar projetos de GED (Gestão Eletrônica de Documentos);
  • Promover a interação das diferentes fases da gestão documental no âmbito dos protocolos da universidade, do tipo descentralização coordenada;
  • Articular-se com os demais órgãos e sistemas que atuam na gestão da informação pública federal;
  • Planejamento Estratégico e Indicadores de Desempenho (relatórios gerenciais);
  • Propor inovações tecnológicas e segurança na gestão da informação;
  • Contribuir para as decisões estratégicas da instituição e desburocratização;
  • Modernizar os processos de trabalho através de TI (Tecnologia da Informação);
  • Capacitar e treinar os servidores da UFMS;
  • Coordenar o sistema de arquivo de toda a Universidade;
  • Receber e arquivar adequadamente todos os processos e documentos destinados ao arquivo;
  • Orientar as unidades quanto aos procedimentos de arquivamento, métodos a serem utilizados e prazos de guarda de documentos;
  • Realizar a classificação e avaliação dos documentos produzidos e acumulados pela UFMS por meio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, seguindo as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional;
  • Proteger o acervo documental, a fim de garantir o acesso à informação e a preservação da memória institucional, bem como sua utilização para fins administrativos;
  • Zelar pela preservação dos documentos sob sua guarda até a sua destinação final;
  • Supervisionar e coordenar as atividades dos arquivos setoriais;
  • Propor as políticas de gestão, conservação, preservação e acesso aos documentos;
  • Orientar e controlar a execução das atividades relativas à expedição, recebimento, registro, tramitação, remessas de documentos internos e externos;
  • Proceder a abertura, tramitação e arquivo de processos;
  • Elaborar estudos visando a implantação do sistema de acompanhamento e arquivamento de documentos;
  • Emitir e receber malotes;
  • Fornecer, aos interessados, informações sobre a tramitação de processos;
  • Planejar e gerenciar os sistemas de informações;
  • Analisar as propostas de inovação e eficiência dos sistemas de informação apresentadas pelos usuários;
  • Cadastrar o perfil e permissões dos usuários autorizados para acesso dos sistemas de informação;
  • Promover a gestão dos dados cadastrais dos usuários dos sistemas;
  • Atualizar o cadastro das Unidades Administrativas;
  • Divulgar nos sistemas os avisos/informativos aos usuários (orientações e normas);
  • Avaliar e propor alterações e/ou simplificação de rotinas que agilizem os trabalhos da universidade (melhoria contínua);
  • Promover a Gestão Estratégica e suporte técnico dos Sistemas de Informação e Gestão Eletrônica de Documentos (GED);
  • Atender as solicitações de serviços pertinentes aos Sistemas de Informação;
  • Prestar assessoria técnica aos usuários com suporte dos analistas responsáveis;
  • Manter atualizado os dados dos Sistemas;
  • Elaborar relatórios gerenciais; e
  • Desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação.

RESPONSÁVEL PELA UNIDADE:

  • Chefe de Divisão: Maria Francisca R. Resende

EQUIPE:

  • Priscila Gomes de Araujo
  • Joaquim Douglas B. Vaz Botelho
  • Daline Moina Matsunaka Dutra
  • Flávio do Nascimento Felizardo
  • Diessika Rafaely Marques de Freitas Soares
  • Lourenço Lúcio Babadilha
  • Nilson Bráulio
  • Priscila Lopes Menezes

CONTATO:

  • (67) 3345-7083 – Francisca – e-mail: didoc.proadi@ufms.br
  • (67) 3345-7811 – Daline – e-mail: sepro.proadi@ufms.br
  • (67) 3345-7045 – Débora – e-mail: searq.proadi@ufms.br